Ingang vanaf 01/01/2026
1. Definities
1.1. EventXperience: de onderneming die photobooths, videobooths, decoratie, flowerwalls,
bloemenbogen, welkomstborden en aanverwante diensten verhuurt en/of levert.
1.2. Klant:
• Particuliere klant (B2C): natuurlijke persoon die handelt voor privédoeleinden.
• Professionele klant (B2B): rechtspersoon of natuurlijke persoon die handelt in het kader van
een beroeps- of handelsactiviteit.
1.3. Apparatuur: alle door EventXperience verhuurde of geleverde items, waaronder (niet-limitatief)
photobooths, 360° videobooths, schermen, camera’s, printers, tablets, verlichting, backdrops,
flowerwalls, bloemenbogen, welkomstborden, party-accessoires (props), kabels en aanverwante diensten.
lowerwalls, bloemenbogen, welkomstborden, props, kabels, standaarden en toebehoren.
1.4. Overeenkomst: elke overeenkomst, reservatie of opdracht tussen EventXperience en de klant.
2. Toepasselijkheid
2.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, reservaties,
huurovereenkomsten, leveringen en diensten van EventXperience.
2.2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn enkel geldig indien schriftelijk bevestigd door
EventXperience.
2.3. Door het plaatsen van een reservatie of het aanvaarden van een offerte verklaart de klant zich
uitdrukkelijk akkoord met deze algemene voorwaarden.
2.4. Betaling van een factuur impliceert volledige aanvaarding van deze algemene voorwaarden.
3. Offertes & Reservaties
3.1. Offertes zijn vrijblijvend en geldig gedurende 30 dagen, tenzij anders vermeld.
3.2. Een reservatie is pas definitief na ontvangst van het overeengekomen voorschot of het volledige
bedrag.
3.3. EventXperience behoudt zich het recht voor een reservatie te weigeren indien omstandigheden
dit vereisen (bijvoorbeeld beschikbaarheid, logistieke of technische beperkingen).
4. Prijzen
4.1. Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.
4.2. Extra kosten zoals levering, wachttijden, verplaatsingen of bijkomende diensten worden duidelijk
vermeld in de offerte.
4.3. EventXperience behoudt zich het recht voor prijzen aan te passen bij foutieve prijsvermelding of
duidelijke materiële vergissingen.
DEEL A – PARTICULIERE KLANTEN (B2C)
5. Betaling – Particulieren
5.1. Het volledige bedrag dient vóór aanvang van het evenement te worden voldaan, tenzij anders
schriftelijk overeengekomen.
5.2. Bij niet-tijdige betaling behoudt EventXperience zich het recht voor de levering of dienstverlening
te annuleren zonder terugbetaling.
6. Waarborg – Particulieren
6.1. Voor verhuur van apparatuur kan een waarborg worden gevraagd (richtbedrag: €100 – €500,
afhankelijk van het materiaal).
6.2. De waarborg wordt terugbetaald na controle van het materiaal, uiterlijk binnen 14
kalenderdagen, mits geen schade of vermissing werd vastgesteld.
7. Annulatie door de klant – Particulieren
7.1. Annulatie meer dan 30 dagen voor het evenement: 10% van het totaalbedrag wordt
aangerekend.
7.2. Annulatie binnen 30 dagen voor het evenement: 50% van het totaalbedrag wordt aangerekend.
7.3. Annulatie binnen 7 dagen voor het evenement: 100% van het totaalbedrag wordt aangerekend.
7.4. Reeds betaalde voorschotten worden niet terugbetaald.
DEEL B – PROFESSIONELE KLANTEN (B2B)
8. Betaling – Bedrijven
8.1. Voor professionele klanten geldt in principe betaling vooraf, tenzij schriftelijk anders
overeengekomen.
8.2. Indien betaling na levering wordt toegestaan, geldt een betalingstermijn van maximaal 14
kalenderdagen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
8.3. Bij laattijdige betaling worden van rechtswege wettelijke interesten en een forfaitaire
schadevergoeding aangerekend conform de Belgische wetgeving.
9. Waarborg – Bedrijven
9.1. EventXperience kan beslissen geen waarborg te vragen aan professionele klanten.
9.2. Het ontbreken van een waarborg doet geen afbreuk aan de aansprakelijkheid van de
professionele klant voor schade, verlies of diefstal.
10. Annulatie door de klant – Bedrijven
10.1. Annulatievoorwaarden zoals vermeld in artikel 7 zijn eveneens van toepassing op professionele
klanten, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.
GEMEENSCHAPPELIJKE BEPALINGEN
11. Gebruik van de Apparatuur
11.1. De klant is verantwoordelijk voor correct gebruik van de apparatuur door zichzelf en zijn/haar
gasten.
11.2. Het verplaatsen van apparatuur zonder toestemming van EventXperience is niet toegestaan.
11.3. Schade veroorzaakt door fout gebruik, overmatig alcoholgebruik of nalatigheid wordt volledig
doorgerekend aan de klant.
11.4 Onderverhuur, doorverkoop en commercieel gebruik
11.4.1. Het is de klant niet toegestaan om de gehuurde apparatuur of diensten geheel of gedeeltelijk onder te verhuren, door te verkopen, ter beschikking te stellen aan derden, of te gebruiken voor commerciële exploitatie, tenzij hiervoor voorafgaande schriftelijke toestemming van EventXperience werd verkregen.
11.4.2. Onder onderverhuur of doorverkoop wordt onder meer verstaan (niet-limitatief):
het verhuren of doorverkopen van de apparatuur aan een derde partij;
het aanbieden van de apparatuur als onderdeel van een eigen commerciële dienst, verhuuractiviteit of eventpakket;
het gebruik van de apparatuur door een derde organisator, verhuurbedrijf, agency of andere tussenpartij zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van EventXperience.
11.4.3. Het is niet toegestaan om de apparatuur of diensten van EventXperience te presenteren als eigen product of onder een andere merknaam, tenzij hiervoor voorafgaande schriftelijke toestemming van EventXperience werd verkregen.
11.4.4. EventXperience kan uitzonderlijk toestemming verlenen voor onderverhuur of gebruik via een agency of eventorganisator, mits dit vooraf schriftelijk werd overeengekomen en onder aangepaste commerciële voorwaarden.
11.4.5. In geval van ongeoorloofde onderverhuur, doorverkoop of misbruik van de diensten behoudt EventXperience zich het recht voor om:
de overeenkomst onmiddellijk te beëindigen;
de apparatuur onmiddellijk terug te nemen;
een forfaitaire schadevergoeding aan te rekenen tussen €250 en €2.500, afhankelijk van de ernst van de overtreding, onverminderd het recht om bijkomende schade te verhalen indien de werkelijke schade hoger ligt.
11.4.6. EventXperience behoudt zich bovendien het recht voor om bij vaststelling van ongeoorloofde onderverhuur alle toekomstige samenwerkingen met de klant te weigeren.
11.5. EventXperience behoudt zich het recht voor om het gebruik van apparatuur tijdelijk stop te zetten indien er sprake is van misbruik, vandalisme, gevaarlijke situaties of gedrag dat schade kan veroorzaken aan de apparatuur.
11.6. Het is verboden om logo’s, branding of identificatie van EventXperience te verwijderen, te wijzigen of te verbergen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.
11.7. Alle apparatuur blijft te allen tijde eigendom van EventXperience. De klant verkrijgt enkel een tijdelijk gebruiksrecht gedurende de overeengekomen huurperiode.
11.8. Props, accessoires en decoratiemateriaal blijven eigendom van EventXperience. Vermissing of beschadiging van props kan worden aangerekend aan de klant.
11.9. Onbeperkt prints gelden binnen redelijk gebruik tijdens het evenement. EventXperience behoudt zich het recht voor het printvolume te beperken bij duidelijk misbruik of sabotage van de apparatuur.
11.10. Gebruik buitenshuis: Het is uitdrukkelijk verboden om de gehuurde apparatuur buiten te plaatsen of te gebruiken buiten een overdekte, droge ruimte, tenzij dit vooraf schriftelijk werd overeengekomen met EventXperience. Blootstelling aan regen, vocht, extreme hitte, wind of andere weersomstandigheden kan ernstige schade veroorzaken. Eventuele schade als gevolg van ongeoorloofd buitengebruik wordt integraal doorgerekend aan de klant, ongeacht de waarborg.11.11. Ophaling en nachturen: Ophaling van de apparatuur is inbegrepen tot uiterlijk 01:00 ’s nachts. Indien de klant de apparatuur na 01:00 ’s nachts wenst te gebruiken, wordt er per bijkomend uur €50 (excl. btw) extra aangerekend. Ophaling de volgende dag is
niet mogelijk, tenzij dit vooraf uitdrukkelijk en schriftelijk werd overeengekomen. EventXperience dient de apparatuur doorgaans de volgende ochtend vroeg beschikbaar te hebben voor andere leveringen.
12. Schade & Aansprakelijkheid
12.1. De klant is aansprakelijk voor alle schade, verlies of diefstal van de apparatuur tijdens de
huurperiode.
12.2. Indien de schade hoger is dan de waarborg, wordt het resterende bedrag gefactureerd.
12.3. EventXperience is niet aansprakelijk voor indirecte schade zoals gemiste beelden, winstderving
of technische beperkingen buiten haar controle.
12.4. De maximale aansprakelijkheid van EventXperience is in alle gevallen beperkt tot het bedrag van de betreffende reservatie of factuur, tenzij er sprake is van opzet of zware fout.
12.5. EventXperience kan niet aansprakelijk worden gesteld voor tijdelijke technische storingen van apparatuur, software, internetverbinding, printers of randapparatuur die buiten haar redelijke controle vallen. EventXperience zal zich steeds inspannen om dergelijke problemen zo snel mogelijk te verhelpen.
12.6. Digitale sharingfuncties (zoals e-mail, QR-code, cloudlinks of AirDrop) zijn afhankelijk van netwerk- en locatieomstandigheden. EventXperience kan niet aansprakelijk worden gesteld voor beperkingen veroorzaakt door slechte internetverbinding of netwerkdekking.
13. Levering & Locatievoorwaarden
13.1. De klant zorgt voor een veilige, droge en toegankelijke locatie met voldoende
stroomvoorziening. Het plaatsen van apparatuur buiten is niet toegestaan tenzij vooraf schriftelijk overeengekomen (zie ook artikel 11.10).
13.2. EventXperience is niet verantwoordelijk voor storingen veroorzaakt door slechte
internetverbinding, stroompannes, weersomstandigheden of beperkingen van de locatie.
13.3. Indien de locatie niet toegankelijk is op het afgesproken tijdstip (bijvoorbeeld door gebrek aan toegang, parkeerproblemen, beveiliging of logistieke beperkingen), kunnen wachttijden of extra kosten worden aangerekend.
13.4. Leverings- en ophaaltijden zijn indicatief en kunnen licht variëren afhankelijk van planning, verkeersomstandigheden of logistieke factoren.
13.5. De klant dient te voorzien in een werkend stopcontact binnen maximaal 25 meter van de installatieplaats. Indien dit niet mogelijk is, kan EventXperience bijkomende kosten aanrekenen.
13.6. De apparatuur mag niet worden blootgesteld aan regen, extreme hitte, vocht of andere weersomstandigheden die schade kunnen veroorzaken, tenzij vooraf anders overeengekomen.
13.7. De klant dient een contactpersoon te voorzien die tijdens levering bereikbaar is. Indien EventXperience geen toegang krijgt tot de locatie door afwezigheid van een contactpersoon, kunnen extra kosten worden aangerekend.
14. Annulatie door EventXperience
14.1. EventXperience kan een overeenkomst enkel annuleren in geval van overmacht of
uitzonderlijke omstandigheden (zoals ernstige technische defecten, ziekte, overheidsmaatregelen of
veiligheidsrisico’s).
14.2. In dat geval wordt de klant onmiddellijk per e-mail geïnformeerd en zal EventXperience zich
inspannen om:
• een gelijkwaardig alternatief te voorzien, of
• de overeenkomst kosteloos te verplaatsen, of
• bij gebrek aan oplossing, het reeds betaalde bedrag volledig terug te betalen.
14.3. Indien apparatuur onverwacht defect raakt, behoudt EventXperience zich het recht voor een gelijkwaardig alternatief te leveren.
15. Foto’s, Video’s & Privacy
15.1. EventXperience verwerkt foto’s en video’s conform de geldende privacywetgeving.
15.2. EventXperience behoudt zich het recht voor om foto’s en video’s gemaakt tijdens het evenement te gebruiken voor portfolio, marketing en promotionele doeleinden, tenzij de klant hier vooraf schriftelijk bezwaar tegen maakt.
15.3. De klant is verantwoordelijk voor het informeren van zijn gasten over het gebruik van de
photobooth.
15.4. EventXperience kan niet aansprakelijk worden gesteld voor verlies van foto’s, video’s of digitale bestanden door technische storingen, netwerkproblemen, cloudstoringen of externe factoren.
15.5. Foto’s en video’s worden door EventXperience gedurende een beperkte periode bewaard (maximum 6 maanden). Daarna kunnen bestanden automatisch worden verwijderd.
16. Overmacht
16.1. EventXperience is niet aansprakelijk voor niet-uitvoering of vertraging door overmacht,
waaronder (niet-limitatief):
ziekte, extreme weersomstandigheden, pandemieën, stroomstoringen, verkeersproblemen of
overheidsmaatregelen.
16.2. In geval van overmacht wordt de overeenkomst indien mogelijk kosteloos verplaatst.
17. Geschillen & Toepasselijk Recht
17.1. Op alle overeenkomsten is het Belgisch recht van toepassing.
17.2. Geschillen behoren tot de bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement waar
EventXperience gevestigd is.
18. Slotbepalingen
18.1. EventXperience behoudt zich het recht voor deze voorwaarden te wijzigen.
18.2. Indien één bepaling ongeldig blijkt, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.