Ingang vanaf 01/01/2025
- Definities
1.1. EventXperience: de onderneming die photobooths, videobooths, decoratie, flowerwalls, welkomstborden en aanverwante diensten verhuurt of verkoopt.
1.2. Klant: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst afsluit met EventXperience.
1.3. Apparatuur: alle verhuurde of geleverde items waaronder photobooths, 360 videobooths, camera’s, printers, tablets, verlichting, achtergronddecor, flowerwalls, welkomstborden, props, kabels, standaarden en alle overige toebehoren.
1.4. Accessoires/Props: alle gratis of betalende toevoegingen zoals hoeden, brillen, bordjes, decorstukken, enz.
1.5. Overeenkomst: elke overeenkomst tussen EventXperience en de klant.
- Toepasselijkheid
2.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, reservaties, huurovereenkomsten, leveringen en diensten van EventXperience.
2.2. Afwijkingen zijn enkel geldig indien schriftelijk bevestigd door EventXperience.
2.3. Door het plaatsen van een reservatie verklaart de klant akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden.
- Offertes & Reservaties
3.1. Offertes zijn vrijblijvend en 30 dagen geldig tenzij anders vermeld.
3.2. Een reservatie is pas definitief na betaling van het voorschot of het volledige bedrag, naargelang wat werd overeengekomen.
3.3. EventXperience behoudt zich het recht voor een reservatie te weigeren zonder opgave van reden.
- Prijzen & Betaling
4.1. Alle prijzen zijn exclusief BTW tenzij anders vermeld.
4.2. Betalingen moeten volledig voldaan zijn vóór de aanvang van het evenement.
4.3. Bij laattijdige betaling heeft EventXperience het recht de levering te annuleren zonder terugbetaling.
- Annulatie door de klant
5.1. Annulatie meer dan 30 dagen voor het event: 10% van de totale prijs wordt aangerekend.
5.2. Annulatie binnen 30 dagen voor het event: 50% van de totale prijs wordt aangerekend.
5.3. Annulatie binnen 7 dagen voor het event: 100% van de totale prijs wordt aangerekend.
5.4. Betaalde voorschotten worden nooit terugbetaald.
- Waarborg & Schade
6.1. Voor elk toestel wordt een waarborg gevraagd variërend van €150 tot €250 per toestel/set-up.
6.2. De klant is verantwoordelijk voor alle schade, verlies, diefstal of vermissing van apparatuur en accessoires gedurende de huurperiode, ongeacht wie de schade veroorzaakt heeft (ook gasten of derden).
6.3. EventXperience behoudt het recht (een deel van) de waarborg in te houden bij:
- Schade aan apparatuur
- Schade door fout gebruik
- Vermissing van onderdelen, kabels of accessoires
- Gestolen of gebroken props (ook al zijn deze gratis meegeleverd)
- Vuil of beschadigd materiaal dat professionele reiniging vereist
6.4. Indien de schade hoger is dan de waarborg, wordt het resterende bedrag gefactureerd aan de klant.
6.5. De klant kan geen beroep doen op “gratis props” om niet aansprakelijk te zijn: alle accessoires vallen onder verantwoordelijkheid van de klant vanaf levering tot ophaling.
- Levering & Locatievoorwaarden
7.1. EventXperience levert, plaatst en haalt het materiaal op.
7.2. De klant moet zorgen voor:
- een vrije, veilige, droge en stabiele plaats
- voldoende stroomvoorziening (230V) binnen 3 meter van de opstelling
- voldoende internet indien vereist (voor bepaalde photobooth functies, uploads, sharing stations, QR-downloads enz.)
- vrije doorgang en parkeermogelijkheid
7.3. EventXperience is niet verantwoordelijk voor slecht werkende functies veroorzaakt door: - geen of slechte internetverbinding
- stroomstoringen
- te donkere, te felle of ongeschikte lichtomstandigheden
- beperkte ruimte of onveilige locatie
7.4. Wachttijden bij levering door verkeershinder of beperkte toegang tot de locatie zijn ten laste van de klant.
- Gebruik van de apparatuur
8.1. De klant en diens gasten moeten alle instructies van EventXperience opvolgen.
8.2. De klant staat in voor toezicht op het materiaal tijdens het volledige event.
8.3. EventXperience is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door fout gebruik, overmatig alcoholgebruik of misbruik door gasten.
8.4. Indien de klant apparatuur verplaatst zonder toestemming, wordt dit beschouwd als verkeerd gebruik en kan schade volledig aangerekend worden.
- Aansprakelijkheid
9.1. EventXperience is niet aansprakelijk voor indirecte schade zoals winstdaling, gemiste beelden, gemiste opnames of defecten buiten onze controle.
9.2. EventXperience garandeert niet dat alle functies van de apparatuur beschikbaar zijn op locaties met beperkte wifi of mobiele dekking.
9.3. Onze totale aansprakelijkheid is altijd beperkt tot het bedrag gedekt door onze verzekeraar.
9.4. EventXperience kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor schade veroorzaakt door derden, gasten, personeel van de locatie of weersomstandigheden.
- Foto’s, Video’s en Privacy
10.1. EventXperience verwerkt foto’s en video’s volgens het privacybeleid.
10.2. Foto’s en video’s kunnen worden gebruikt voor promotie zonder schriftelijke toestemming van de klant.
10.3. Foto’s en video’s die kunnen door de klant of de gasten, schriftelijk verzocht worden niet te gebruiken.
10.4. Foto’s en video’s die gebruikt werden van de klant of de gasten, kunnen verzocht worden te verwijderen.
10.5. De klant is verantwoordelijk voor het informeren van zijn gasten over het gebruik van de photobooth.
- Overmacht
11.1. EventXperience is niet aansprakelijk voor vertragingen of niet-levering veroorzaakt door omstandigheden buiten onze wil zoals:
- extreem verkeer
- ziekte
- pandemieën
- storm, regen, sneeuw of overstromingen
- stroompannes
- overheidsmaatregelen
11.2. In zulke gevallen wordt de overeenkomst kosteloos verplaatst naar een nieuwe datum indien mogelijk.
- Geschillen & Toepasselijk Recht
Op alle overeenkomsten is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.
Geschillen worden behandeld door de rechtbanken van het arrondissement waar EventXperience gevestigd is.
- Slotbepalingen
13.1. EventXperience behoudt het recht deze voorwaarden te wijzigen.
13.2. De klant wordt via e-mail of website geïnformeerd over wijzigingen.
13.3. Indien één bepaling ongeldig blijkt, blijven de overige bepalingen geldig.